В части производства программа 1С:УНФ в первую очередь рассчитана на "позаказное" производство, характерное для небольших компаний. Активно используется механизм резервирования, т.е. указание, что конкретный материал/продукция/товар на складе или в подразделении могут быть использованы только целей обеспечения конкретного заказа покупателя.
Создавать, перемещать, списывать резервы может довольно большой перечень типовых документов. Основная проблема пользователей заключается в том, что не всегда понятно, каким образом формируется тот или иной резерв. Связано это с тем, что одни документы формируют резервы явно (пользователь сам определяет размер и необходимость формирования резерва), другие неявно - при проведении номенклатура автоматически попадает в резерв.
Данный материал рассчитан в первую очередь на пользователей, имеющий небольшой опыт работы с 1С:УНФ, но, как было замечено, и у опытных пользователей вопросы по системе резервирования также возникают.
Описание построено таким образом, что сначала подается краткая теоретическая часть, описывающая способы работы с резервами в конкретном документе, а затем к данному документу прилагается сквозной пример.
Изначально была идея заключить сквозной пример в спойлеры, но в данный момент движок сайта не поддерживает создание спойлеров.
Сквозной пример создавался в УНФ 1.6.6.39
Структура статьи :
Документ "Заказ покупателя"
Резерв формируется явно.
Для того чтобы зарезервировать номенклатуру под заказ, необходимо заполнить поле "Резерв " в табличной части "Товары, услуги " .
Данное поле можно заполнить как вручную, так и автоматически по кнопке "Изменить резерв "->"Заполнить по остаткам " (прим. по свободным остаткам на складе ).
Склад, на котором будет выполняться резервирование, указывается в поле "Склад (резерв) " на вкладке "Дополнительно ".
Логично, что резерв возможен только при наличии свободного остатка на складе. (если вы, конечно, не отключили опцию "Контролировать остатки ", что делать не рекомендуется)
Пример :
Клиент "Ильф и Петров" заказал 12 стульев.
2 стула на складе готовой продукции у нас уже есть, их мы сразу резервируем.
10 стульев необходимо произвести.
Остатки после проведения документа:
Документ "Заказ на производство"
Продукция: Не резервируется
Материалы:
Для резервирования необходимо заполнить колонку "В Резерв " в табличной части "Материалы ", а также указать, откуда взять свободный остаток для создания резерва - заполнить поле "Склад резерва ". В данном поле можно указать как склад, так и подразделение (цех). Резерв попадает под заказ покупателя, указанный в шапке.
Если все материалы для производства продукции из заказа покупателя были заказаны поставщику (конкретно под определенный заказ покупателя) и поступили (или поступят) на склад, то заполнять поле "В Резерв" нет смысла, так как резерв материалов сформируется автоматически документом "Приходная накладная".
Пример:
Для производства 10ти стульев нам необходимо:
- 40 ножек
- 10 сидений
- 10 спинок
- 1 кг шурупов
Создаем "Заказ на производство" на основании документа "Заказ покупателя".
Шурупы всегда имеются на складе в большом количестве. Их мы сразу и резервируем.
Остатки после проведения :
Документ "Заказ поставщику"
Непосредственного резервирования в документе не выполняется.
Пример:
Ножек, сидений и спинок на складе нет, они заказываются у поставщика под конкретный заказ покупателя.
Создаем документ "Заказ поставщику" на основании заказа на производство.
Документ "Приходная накладная"
Неявное формирование резерва.
Несмотря на то, что в документе отсутствует поле "Резерв", данный документ автоматически резервирует всю поступившую номенклатуру под заказ покупателя.
Как программа "понимает", за каким заказом покупателя будет закреплен резерв, ведь в приходной накладной нет поля "Заказ покупателя"?
Все зависит от заполнения документа "Заказ поставщику ", по которому выполняется поступление.
Если документ "Заказ поставщику" привязан к конкретному заказу/заказам (заполнено поле "Заказ покупателя" в шапке или в табличной части), то поступивший товар резервируется непосредственно под данный заказ.
Значит, логично, что:
- Если поступление товара выполняется по заказу поставщику, который не ссылается на заказ покупателя, резервирования не происходит.
- Если приходная накладная вводится без использования заказа поставщику, резервирования также не происходит (даже если приходную накладную вы введете на основании заказа покупателя)
Пример:
Поставщик доставил заказанные ножки, сиденья и спинки.
Создаем документ "Приходная накладная" на основании заказа поставщику.
Остатки после проведения :
Документ "Перемещение запасов"
Поле "Резерв " заполняется для номенклатуры, которая уже находится в резерве по заказу покупателя на складе, с которого выполняется перемещение (поле "Отправитель ")
Независимо от того перемещаем ли мы предварительно зарезервированную номенклатуру (с заполненной колонкой "Резерв ") либо номенклатуру на свободном остатке (колонка "Резерв " не заполнена) - в результате перемещения вся номенклатура попадет под резерв на складе/подразделении-получателе .
Пример:
Все материалы, необходимые для производства (или скорее комплектации) стульев, перемещаем в цех.
Создаем документ "Перемещение запасов" на основании заказа на производство.
Остатки после проведения :
Документ "Производство"
Продукция :
Продукция в результате выпуска оказывается в резерве на складе/подразделении-получателе. (поле "Получатель ")
Материалы :
В поле "Резерв " указывается уже зарезервированное количество номенклатуры, которое в результате производства спишется как со склада, так и с резерва. (поле "Списать из:")
Если на предыдущем шаге все материалы были перемещены в цех и, следовательно, попали в резерв - в таком случае поле "Резерв " в документе "Производство " должно быть заполнено. (и будет равно полю "Количество")
Пример:
Оформляем выпуск 10 стульев.
Создаем документ "Производство" на основании заказа на производство
Остатки после проведения:
Документ "Расходная накладная"
Явно указывается, отгружается ли товар с резерва или же со свободного остатка. Количество номенклатуры, отгружаемой с резерва, указывается в колонке "Резерв ".
Пример:
Выполняем отгрузку 12 стульев.
На основании документа "Заказа покупателя" вводим расходную накладную.
Всю стулья отгружаются с резерва.
Остатки после проведения: нет
Документ "Резервирование запасов "
Изменить состояние резерва в любое время можно с помощью служебного документа "Резервирование запасов".
С помощью данного документа возможно:
- Увеличить резерв
- Уменьшить резерв
- Перемещать резерв между структурными подразделениями (со склада в цех, со склада на склад и т.д.)
Но, в рамках одного документа, невозможно переместить резерв с одного заказа на другой. (для этого необходимо вводить два документа - первый списывает резерв по первому заказу, второй - добавляет в резерв по второму заказу)
Пример:
Допустим, что клиент перед отгрузкой изменил первоначальные требования и попросил уменьшить размер заказа с 12 до 10 стульев.
"Ильф и петров" - клиент, с которым мы работаем давно и плодотворно. Проявим лояльность, уменьшив размер заказа, без предъявления каких-либо штрафных санкций.
В итоге мы отгружаем клиенту не 12, а 10 стульев. Но напомню, произведено было 12 стульев.
С оставшихся 2х стульев необходимо снять резерв, так как заказ покупателя исполнен полностью.
Остатки после проведения:
Отчет "Анализ движений по резервам"
Для анализа движений по резервам в разрезе регистраторов был разработан собственный простой отчет.
Типовые отчеты не устраивали тем, что при детализации до регистратора выдавали некорректные данные.
P.S. Закрытие заказа и резервирование
При закрытии заказа покупателя после его исполнения (флажок "Закрыт " в шапке заказа) автоматически резервы с заказа не снимаются.
Резервы с закрытого заказа снять также не удастся - запрещено создавать документ "Резервирование запасов" на основании закрытого заказа. Примите данный момент во внимание.
Это отличается, например, от логики другого типового решения 1С - Управление производственным предприятием. В УПП при закрытии заказа (вводится отдельным документом) резервы с заказа снимаются, что, по моему мнению, более логично.
UPD от 30.08.16:
Добавлен отчет "Анализ движений по резервам"
На этом все, надеюсь, что после прочтения данного материала работа механизма резервирования стала для вас более понятной. Ставьте плюс, если материал оказался полезным.
В данной статье мы расскажем как посредством программы быстро и дешево автоматизировать позаказное производство в 1С на небольшом предприятии от приема звонка покупателя до отгрузки продукции и получения от него окончательной оплаты по договору, при этом в любой момент времени понимать на какой стадии производства находится Заказ покупателя.
Для любого производственного предприятия, управляющего позаказным производством всегда актуальна задача - иметь информацию о готовности Заказов покупателей к отгрузке. Чтобы покупатель был доволен необходимо отгружать продукцию в срок и с нужным качеством. Для этого производственным подразделениям необходимо иметь информацию о требуемых сроках производства и объемах готовой продукции, а менеджерам, принимающим Заказы от покупателей, иметь информацию о свободных ресурсах предприятия.
До недавнего времени для небольшой производственной компании не было единого не дорогого программного продукта, который бы позволял получать сквозную аналитику по Заказам.
Сегодня рынок 1С пополнился новым программным продуктом «1С:Управление небольшой фирмой», возможности которого позволяют управлять позаказным производством в 1С: получать информацию о состоянии, движении и готовности каждого заведенного Заказа покупателя, начиная от первого обращения клиента и заканчивая оплатой.
Заказ покупателя в системе представляет собой единую сквозную аналитику, по которой выпускается продукция, списываются материалы на выпуск, производится реализация продукции и оплата покупателем.
В любой момент времени менеджер предприятия может посмотреть:
- Может ли он назначить замер, установку или любое другое мероприятие на то или иное время,
- Свободен ли необходимый сотрудник или находится на выезде,
- Поступила пи предоплата от покупателя по Заказу,
- Находится ли Заказ в производстве,
- Какая часть продукции по Заказу уже выпущена,
- Готов ли Заказ к отгрузке,
- Отгружен ли Заказ,
- Получена ли итоговая оплата от покупателя.
При этом вся информация о клиентах, информация о каждом телефонном звонке, каждой встрече, каждом отправленном письме хранится в программе. Если сегодня текущий менеджер по Заказу заболел или решил уволиться организация всегда застрахована, от того, что вместе с менеджером уйдет и его записная книжка, его личные файлы, клиентская база.
При назначении времени отгрузки продукции вам необходимо оповестить покупателя и отправить ему SMS? Менеджеры вашего предприятия говорят, что SMS было отправлено, а клиент его не получал? «1С:Управление небольшой фирмой» легко решает эти вопросы. В программу встроен механизм отправки SMS клиентам и вся информация об отправленных сообщениях остается в системе.
Приятным бонусом в «1С:Управление небольшой фирмой» является возможность планирования оплат от покупателей по каждому Заказу благодаря которому менеджер всегда имеет под рукой информацию какому клиенту нужно позвонить и поторопить с оплатой, а руководитель или главный бухгалтер в любой момент времени могут провести план-фактный анализ поступления денежных средств и качество работы менеджеров.
Сегодня, для того, чтобы автоматизировать деятельность небольшого производственного предприятия не обязательно покупать дорогостоящий программный продукт такой как «1С:Управление производственным предприятием» или «1С:Комплексная автоматизация» и нести значительные затраты на обучение персонала и консультации по внедрению.
Достаточно приобрести легкий и понятный продукт «1С: Управление небольшой фирмой», который покроет все базовые потребности (Рисунок 1) и даст возможность управлять предприятием, используя единый, простой и надежный инструмент. Цены на программный продукт указаны в разделе .
Рисунок 1. Потребности предприятий
Грамотное управление затратами предприятия – одна из основных задач менеджмента, заинтересованного в долгосрочном успешном бизнесе. Четкое понимание уровня себестоимости продукции дает руководителю возможность контроля исполнения планов, оценки эффективности отдельных производственных операций и деятельности предприятия в целом, изыскания путей оптимизации производственного процесса и повышения уровня прибыли за счет сокращения собственных издержек. Правильно построенный процесс учета позволяет определить себестоимость продукции в УНФ без проведения дополнительных расчетов и манипуляций над данными.
Основные идеи
Используемые методики и способы калькулирования себестоимости довольно разнообразны. Их описание останется за пределами настоящего материала. Далее для демонстрации порядка расчета себестоимости средствами УНФ будет рассмотрен пример, который иллюстрирует упрощенную ситуацию производства и определения себестоимости. В примере рассмотрены операции, которые иллюстрируют перенос на себестоимость различных расходов:
- Прямые материальные затраты;
- Расходы по оплате труда производственного персонала;
- Распределение косвенных затрат.
Себестоимость продукции, процесс производства которой отражен в системе соответствующими документами, пользователь в итоге найдет в отчетной форме «Себестоимость выпуска». Доступ к отчету возможен, например, в разделе «Производство / Отчеты». Данные в форме группируются в разрезе выпускаемой номенклатуры продукции.
Предполагаем, что предприятие занимается швейным производством и выпускает два вида изделий: плащи и хозяйственные сумки – и использует для этого одинаковую ткань и нитки. Пусть для производства одежды применяется также подкладочная ткань и пуговицы.
Номенклатурный перечень
В справочник «Номенклатура» следует внести позиции, соответствующие материалам и готовой продукции, а также описать расход материалов для пошива изделий, используя спецификации. Создание спецификаций производится в карточке номенклатуры на вкладке «Спецификации». Одной позиции номенклатуры может соответствовать несколько спецификаций, описывающих разные варианты изделий.
Табличная часть формы редактирования спецификации включает вкладки:
- «Состав» – для описания используемых материалов, полуфабрикатов, наборов, услуг сторонних контрагентов;
- «Операции» – для указания и нормирования работ собственного персонала.
Для предприятий, выпускающих несколько видов однотипных изделий, удобным вариантом может оказаться вариант заполнения справочника «Номенклатура» с единственной спецификацией для каждой позиции. Другими словами, каждый выпускаемый вариант изделия отражается отдельной позицией справочника. Такой подход позволит упростить чтение заказов персоналом. Например, вместо использования двух спецификаций «Мягкий» и «Жесткий» для элемента справочника стул «Стул» иногда разумно создать два разных элемента справочника: «Мягкий стул» и «Жесткий стул».
Производство продукции
Для документирования производственных операций предназначен одноименный документ, создание которого доступно в разделе «Производство» или из меню кнопки «Создать на основании» документа «Заказ покупателя». Заказы покупателей оформляются в разделе приложения «CRM / Заказы и счета / Заказы покупателей».
Создание следующего документа методом «на основании…» удобно, поскольку избавляет пользователя от повторного ввода данных и создает необходимые связи между документами в системе.
Табличная часть вкладки «Продукция» частично заполняется автоматически согласно данным заказа, в частности, данные вносятся системой в столбцы:
- Номенклатура – указывается наименование заказанной продукции;
- Количество – число единиц в соответствии с заказом;
- Ед.– единицы измерения согласно карточке номенклатуры;
- Спецификация – наименование выбранного варианта технологии изготовления продукции.
Содержимое табличной части может быть в дальнейшем отредактировано пользователем.
На вкладке «Материалы» данные отражаются согласно нормативам спецификации и объему заказа: система автоматически определяет необходимые расход материала.
В документах, созданных через основное меню приложения, состав спецификации также может быть использован для заполнения табличной части вкладки «Материалы». Для этого пользователю следует нажать на кнопку «Заполнить по спецификации».
После проведения документов «Производство» может быть сформирован отчет «Себестоимость выпуска». Величина себестоимости на текущем этапе будет отражать исключительно прямые материальные затраты, которые понесло предприятие в производственном процессе.
Оплата труда производственного персонала
Для оформления в системе оплаты труда рабочих, задействованных в выпуске изделий, использован сдельный наряд. Для формирования документа пользователю следует переместиться по маршруту «Производство / Задания и наряды / Сдельные наряды» и создать новый документ. Альтернативным вариантом создания наряда является меню кнопки «Создать на основании» в документе «Заказ покупателя». Установление связи с заказом приведет к автоматическому заполнению табличной части наряда, в состав которой включены столбцы:
- Дата – используется для определения периода начисления заработной платы;
- Заказ покупателя – необходим для получения данных по выполняемым операциям;
- Номенклатура – наименование выпускаемой продукции;
- Операция – работы, которые выполняет сотрудник согласно наряду;
- Количество (план и факт) – объемы выпускаемой продукции используется для вычисления размера платы;
- Расценка – удельный размер оплаты труда;
- Стоимость – оплата выполненных операций.
Для примера сформировано три сдельных наряда. В документы включены работы, указанные в спецификациях номенклатурных позиций.
После проведения сдельных нарядов стоимость оплаты труда включается системой в себестоимость и отражается в отчете «Себестоимость выпуска» в качестве нематериальных затрат.
Распределение затрат
Документ предназначен для отражения в учете распределения материальных и прочих затрат на выпуск продукции. Форма содержит несколько вкладок:
- «Главное» – необходимо заполнить период и подразделение, в отношении которых проводится распределение затрат;
- «Продукция» – используя кнопку «Заполнить по выпуску», пользователь может включить в табличную часть список выпущенной продукции, а затем отредактировать его;
- «Запасы» – заполняется перечнем распределяемых материальных затрат, размер списания на себестоимость определяется нажатием кнопки «Распределить»;
- «Затраты» – аналогично предыдущей вкладке, но в отношении иных нематериальных затрат.
После проведения документа его данные также находят отражение в отчетной форме по себестоимости продукции.
в конфигурации «Управление небольшой фирмой 1.6»
Среди решений фирмы «1С» существует конфигурация «Управление небольшой фирмой» (далее УНФ), которая, на удивление, обладает достаточно развитым функционалом для ведения управленческого учета малого предприятия.
Более подробно можно ознакомиться на официальном сайте: http://v8.1c.ru/small.biz/
Кроме прочего, данная конфигурация позволяет автоматизировать учет производственных затрат и расчет себестоимости товаров и услуг.
Рассмотрим особенности алгоритма списания материалов на себестоимость выпускаемой продукции на примере 2 товаров: Скамейка деревянная и Скамейка металлическая. Спецификации на каждую продукцию приведены ниже на рис. 1 и рис. 2.
Оформляем поступление материалов:
Теперь оформим производство 4 скамеек: 3 деревянные и 1 металлическая.
В первом случае выпуск строго по спецификации, а во втором случае выполним частичную замену «Профиль алюминиевый» на «Профиль стальной» в составе материалов без создания новой спецификации.
Как видно на рисунке 6, замена части материала «Профиль алюминиевый» без создания соответствующей спецификации привела к очень «интересному» распределению стоимости материалов между выпускаемыми позициями. Вместо предполагаемого списания «Профиля стального» на выпуск «Скамейки металлической», произошло распределение «Профиля металлического» по количеству на всю выпускаемую продукцию в следствие чего себестоимость изделия «Скамейка деревянная» оказалась существенно завышенной в то время как стоимость изделия «Скамейка металлическая» - существенно заниженной.
На рисунке 7 приведена ситуация, когда была произведена полная замена «Профиль алюминиевый» на «Профиль стальной». Как видно в этом случае, система корректно отнесла весь материал «Профиль стальной» на выпуск «Скамейка металлическая».
Стоит, однако отметить, что данное поведение нельзя назвать ошибкой т.к. если обратиться к справочной информации, то разработчики конфигурации честно предупреждают о том, какой алгоритм реализован в Системе
Если честно, то из такого описания алгоритма хочется сделать вывод, что «Профиль стальной» при полной замене должен был распределиться пропорционально между изделиями. Но не все так просто!
Поэтому, как говорится, лучше 1 раз увидеть, чем 100 раз исправлять ошибки при списании материалов на себестоимость, особенно при производстве сложных изделий, состоящих из большого количества разных материалов.
Подведем итог. Какие возможны варианты для обеспечения списания материалов, которое даст честную себестоимость:
1. Создание новых спецификаций продукции при выполнении замены материала.
a. Недостатком данного подхода является необходимость ведения большого числа спецификаций, если замена материалов выполняется часто.
2. Выделение изделий, для которых выполняется замена материала без создания материала в отдельный документ.
a. Имеет смысл в тех ситуациях, когда заменяется материал, оказывающий существенное влияние на себестоимость изделий.
b. Недостатком данного подхода является увеличение числа вводимых документов
3. Отдельный документ «Производства» каждого изделия (например, отдельный документ для выпуска «Скамейка деревянная» и отдельный для «Скамейка металлическая»)
a. В этом случае можно вообще не вести спецификации в системе т.к. материалы будут всегда списываться куда нужно.
b. Недостаток – как и в варианте выше – увеличение числа документов.
4. Использование типового механизма «как есть»
a. Имеет смысл в тех ситуациях, когда заменяется материал, имеющий низкую долю в себестоимости выпускаемой продукции. В этом случае, даже при распределении стоимости материала по количеству на разные позиции, искажение себестоимости будет незначительное и им, возможно, можно пренебречь.